سیستم سازی کسب و کار(بخش دوم)

برای مشاهده « سیستم سازی کسب و کار(بخش اول) » اینجا کلیک کنید

سیستم سازی در کسب وکار به چه معنایی است؟

وقتی که شما مجموعه ای از تجهیزات ،نیروی انسانی و فعالیت هایی که در شرکت خود انجام می دهید

تا به سود برسید،و کسب وکار شما موفق بشود را سیستم سازی در کسب و کار می نامیم.

چگونه خود را از انجام کارهای کم‌ارزش خلاص کنیم

شاید اغراق نباشد بگویم هر روز با مدیرانی برخورد می‌کنیم که به‌هیچ وجه وقت ندارند!

آنها می‌دانند باید مشکلات اساسی کارشان را حل کنند. ولی وقت ندارند!

آنها می‌دانند یکی کارکنانشان به مجموعه لطمه وارد می‌کند و حتی انگیزه دیگر کارکنان را هم از بین می‌برد. ولی وقت ندارند!

  اگر وقت داشتند یک فرد مناسب را استخدام می‌کردند. آنها در مجلات تبلیغ می‌کنند، ولی وقت ندارند!

  اگر وقت داشتند، یک طرح خوب و متن مناسب تهیه می‌کردند.

چطور ممکن است مدیر برای چنین کارهای مهمی وقت نداشته باشد؟ چون وقتش با کارهای بسیار پیش‌پا افتاده‌تر پر شده است.

استفان کاوی نویسنده کتاب «هفت عادت مردان موثر» فعالیت‌ها را از نظر اهمیت و فوریت به چهار دسته تقسیم می‌کند.

نکته مهم آن است که اغلب مدیران برای کارهای مهم و غیرفوری وقت اختصاص نمی‌دهند

وقتی که بفهمیم وقتمان در محل کار دقیقا چطور می‌گذرد، می‌توانیم فعالیت‌های کم‌ارزش را به حداقل برسانیم یا حذف کنیم.

در نتیجه، در عین اینکه می‌توانیم دفتر کار را به موقع ترک کنیم، قادریم کارهای باارزش بیشتری هم انجام بدهیم.

اما چطور می‌شود نحوه گذراندن زمان را فهمید؟

یکی از راه‌های مفید استفاده از فهرست ثبت فعالیت‌ها یا گزارش فعالیت‌ها است. در این مقاله درباره نحوه کار این روش و مزیت‌های آن صحبت می‌کنیم.

 1-فهرست ثبت فعالیت‌ها چیست؟

فهرست ثبت فعالیت( Activity Logs؛ که با نام‌های دفتر ثبت فعالیت‌ها و گزارش فعالیت‌های کاری هم شناخته می‌شود) یک سند مکتوب از چگونگی گذراندن زمان است.با استفاده از فهرست فعالیت‌ها می‌توانید یک تصویر دقیق از کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید به دست آوردید و متوجه شوید چقدر زمان صرف هر کار کرده‌اید. همانطور که می‌دانید، اتکا به حافظه کافی نیست و ثبت فعالیت‌ها چشمان شما را به حقایق جدیدی درباره خودتان باز می‌کند!

فهرست ثبت فعالیت‌ها همچنین می‌تواند به شما کمک کند بفهمید که آیا مهم‌ترین کارهای خود را در زمان مناسبی از روز انجام می‌دهید یا خیر. برای مثال، اگر صبح‌ها پر انرژی‌تر و خلاق‌تر هستید، بهتر است کارهای مهم‌تر را در این بازه زمانی انجام دهید و بعد از ظهر به کارهایی بپردازید که انرژی کمتری نیاز دارند، مانند جواب دادن به ایمیل‌ها و یا تماس‌های تلفنی .

از مزیت‌های دیگر ثبت فعالیت می‌توان به شناسایی فعالیت‌های غیرضروری که به شما کمکی در رسیدن به اهداف مهم‌تان نمی‌کنند، اشاره کرد. برای مثال، ممکن است زمانی که به گشت و گذار در اینترنت یا صرف قهوه عصرگاهی اختصاص می‌دهید، بیشتر از چیزی است که فکر می‌کنید. وقتی که بدانید چقدر زمان‌های مفید خود را سر این فعالیت‌ها از دست می‌دهید، می‌توانید روش کار کردن خود را طوری تغییر دهید که کارهای بی اهمیت وقت شما را نگیرند.

 2-کار کم‌ارزش را از میان بردارید

یک ناظر هوشمند، به مدت چندین سال، ماهیانه گزارشاتی تهیه کرده بود که هیچ کس آن‌ها را نمی‌خواند. او یک لیست از آن‌ها را فرستاد و درخواست کرد که به سه یا چهار تا از مهم‌ترین‌های آن‌ها رأی دهند. شیوه دیگر این است که از مشتریانتان کمک بگیرید، برای مثال، یک راه برای کارمندان فروشگاه این است که از افراد بپرسند که آیا آن‌ها واقعاً رسیدهایشان را می‌خواهند یا خیر. یک ایده ساده این است که انجام کاری که مهم نیست را متوقف کنیم، فقط باید مراقب باشید که این مسئله برای شما مشکلی ایجاد نکند.

3-قوانین خودتان را بنویسید

آنچه قصد دارید انجام دهید محدود کنید و سپس مطمئن شوید افراد قوانین شما را درک می‌کنند. برای مثال، استادی تصمیم گرفت مراجع شخصی را فقط برای مشاورش یا دانش‌آموزانش در سمینارهایش بنویسد، و این واقعیت را در کلاس‌های سخنرانی‌اش اعلام کند. این موضوع، باعث شد مقداری زمان ذخیره شود.

 4-در هر هفته، یک زمان مشخص را به خودتان اختصاص دهید

از زمان استفاده کنید تا کشف کنید که چگونه از شر کار کم‌ارزش خلاص شوید. فقط یک ساعت هم می‌تواند اختلاف زیادی را ایجاد کند. یک زمان را انتخاب کنید، و به آن پایبند باشید. ممکن است کمی طول بکشد تا افراد یاد بگیرند که در آن زمان بخصوص به شما برای انجام کاری مراجعه نکنند، اما اگر شما بر روی این تصمیم خود پافشاری کنید، به تدریج دیگران نیز مجبور به درک آن می‌شوند. بگذارید افراد بدانند که در چه مواقعی شما در دسترس خواهید بود، و در چه مواقعی در دسترس نخواهید بود.

 5-تخصصی‌تر کار کنید

تخصصی کار کردن باعث رشد سریع‌تر کسب‌و‌کارتان خواهد شد. اگر دامنه فعالیت‌های خود را افزایش دهیم و وارد زمینه‌های نامرتبط با کار اصلی خودمان شویم، معمولا هزینه‌های جانبی افزایش می‌یابد. فرض کنید فروشگاهی دارید که سخت‌افزار کامپیوتر می‌فروشید. اگر بخواهید تخصصی کار کنید شاید تصمیم بگیرید بر فروش لپ‌تاپ متمرکز شوید و فروش تمامی لوازم نامربوط دیگر را کنار بگذارید.

بنابرین لازمه تخصصی کار کردن، حذف برخی از محصولات و خدمات کم‌سود یا دردسرساز است تا بتوانیم بر محصولات و خدمات سودآور‌تر و بهتر متمرکز شویم. هرچه دامنه فعالیت‌های خود را محدودتر کنید، تیم شما می‌تواند خدمات بهتر و تخصصی‌تری ارائه دهد. در این تله نیافتید که همه چیز برای همگان باشید. شرایط رکود شاید بهترین فرصت است کار خود را محدودتر، تخصصی‌تر و عمیق‌تر سازیم. با جسارت تمام برخی از محصولات و خدمات را حذف کنیم و بر سودآورترین گزینه‌ها تمرکز کنیم.

برای مشاهده « سیستم سازی کسب و کار(بخش سوم) » اینجا کلیک کنید