سیستم سازی کسب و کار(بخش سوم)

برای مشاهده « سیستم سازی کسب و کار(بخش اول) » اینجا کلیک کنید

سیستم سازی در کسب وکار به چه معنایی است؟

وقتی که شما مجموعه ای از تجهیزات ،نیروی انسانی و فعالیت هایی که در شرکت خود انجام می دهید

تا به سود برسید،و کسب وکار شما موفق بشود را سیستم سازی در کسب و کار می نامیم.

مدیریت و واگذاری کارها

یکی از دام‌های مدیران باهوش این است که به دلیل هوش، استعداد و اعتمادبه‌نفس زیادی که دارند، وسوسه می‌شوند که بیشتر کارها را خودشان انجام دهند. این مشکل صرفا مربوط به مدیران نیست. وقتی‌که می‌خواهیم به‌عنوان یک خانه‌دار، کارمند، مدیر، کارفرما یا کسی که کسب‌وکار شخصی خودش را دارد؛ تمام کارها را خودمان انجام دهیم، در این صورت به کارآمدی خود در انجام کار اصلی، لطمه می‌زنیم.

واگذاری کارها یکی از مهارت‌های اساسی مدیران مؤثر است. بدون توانایی واگذاری مؤثر و درست، نمی‌توانید استعداد ذاتی خود به عنوان مدیر را آشکار کنید.

تعریف مدیریت عبارت است از «کسب نتیجه از طریق دیگران». در ذات این تعریف ایده واگذاری مؤثر کارها، وظایف و مسئولیت‌ها به کارمندان نهفته است. توانایی و اشتیاق شما برای واگذاری کارها تعیین‌کننده پیشرفت و موفقیت در کسب‌وکار است.

بسیاری از مدیران به سختی کارها را واگذار می‌کنند. آن‌ها اغلب علاقه‌ای به این کار ندارند یا از انجام آن ناتوان هستند و در نتیجه فرصت‌های پیشرفت خود را محدود می‌کنند. از آنجا که جایگزین واگذاری کارها، انجام شخصی آن است، مدیران مسئولیت‌ها و کارهای زیادی دارند که باید شخصاً انجام دهند و در نتیجه نمی‌توانند همکاری کاملی با سازمان‌هایشان داشته باشند.

مزایای واگذاری کارها

واگذاری کارها فواید و مزایای متعددی دارد. واگذاری کارها می‌تواند برای هر فردی که به کاری مشغول است، مفید و موثر باشد. هر کس یک وظیفه اصلی دارد و باید تمام‌ِ وقت و تمرکز خود را بر روی آن قرار دهد.

واگذاری به شما امکان می‌دهد تا حوزه کاری‌تان را از آنچه می‌توانید انجام دهید به آنچه می‌توانید کنترل یا مدیریت کنید، گسترش دهید. به این معنی که در طول روز کاری می‌توانید بر کارهای محدودی تمرکز کنید که فقط خودتان از عهده انجامشان بر می‌آیید.

“امروزه مدیران با ظرفیت کامل خود کار می‌کنند؛ کارهای آن‌ها از زمانی که برای انجامشان در اختیار دارند، بسیار بیشتر است.”

پرمشغله و سرگرم بودن معمولا فرصتی برای واگذار کردن کارها به دیگران پیش نمی‌آورد. چه در منزل و چه در محل کار، کارهای بسیاری هست که می‌توان آن‌ها را محول کرد تا دیگران انجام دهند اما ما معمولا برحسب عادت، واگذاری را فراموش کرده و همه کارها را خودمان بر عهده می‌گیریم. اما به این منظور کافی است هر وقت که قرار است کاری را انجام دهید از خود بپرسید که : «آیا کس دیگری می‌تواند این کار را انجام دهد؟» و اگر پاسخ مثبت است، بدهید آن کار را فرد دیگری انجام دهد.

کارمند به اندازه کافی شایسته نیست

مدیران اغلب توانایی افرادشان را دست‌کم می‌گیرند. اما تنها راه امتحان شایستگی واقعی افراد واگذاری کارهای بیشتر از آنچه قبلا انجام داده‌اند و سپس دادن آزادی عمل به آن‌ها برای اشتباه کردن و درس گرفتن از اشتبا‌هات است.

در صورت واگذاری، افراد گمان می‌کنند که در جریان کارها نیستید

معمولا مدیرانِ با اعتمادبه‌نفس ضعیف، بیشتر از هرکسی از محول کردن کارها ترس دارند. آن‌ها می‌ترسند مبادا کارمندانی که برای انجام کارهای بیشتری آموزش‌دیده‌اند جای آن‌ها را بگیرند.

اغلب، مدیران خودرای هستند. خودمحوری به کارشان گره خورده است. آن‌ها می‌خواهند دیگران فکر کنند که بر کار مسلط‌ هستند و همیشه می‌دانند چه خبر است. بنابراین از واگذاری کارها اجتناب می‌کنند.

با این حال، عکس آن نیز صادق است. هرگز نمی‌توانید بفهمید که همیشه همه‌جا چه خبر است. اما همیشه می‌توانید به افرادی دسترسی داشته باشید که می‌دانند و می‌توانند به سرعت شما را در جریان قرار دهند.

می‌گوییم به این کارها علاقه دارم و خودم انجامش می‌دهم

بسیاری از ما وقت‌های زیادی از روز کاری خود را به انجام کارهای جزئی می‌گذرانیم درحالی‌که به‌راحتی می‌توانیم آن‌ها را به دیگران محول کنیم. معمولا توجیهمان این است که: «من به این کار علاقه دارم و از انجامش لذت می‌برم.»

اما لذت بردن از کارهای کم‌اهمیت‌تر، معمولا روشی برای فرار یا طفره رفتن از انجام کارهای مهم‌تری است که احتمالا یا توانایی کمتری در انجام آن داریم و یا این‌که کمتر لذت‌بخش است.

هیچ‌کس دیگری از تجربه و توانایی لازم برخوردار نیست

بسیاری از ما عادت داریم کاری را که همسر، فرزند، همکار یا کارمند ما انجام می‌دهد، دست‌کم می‌گیریم و قضاوت عادلانه‌ای در مورد توانایی واقعی آن‌ها نداریم.

اگر دستیاران یا کارمندان شما ناکارآمد هستند پس چرا به آن‌ها حقوق می‌دهید؟ باید به آن‌ها اعتماد کنید و آن‌ها را هم در بازی شرکت دهید. هیچ معلمی مثل تجربه، قدرتمند نیست و تنها راه تواناتر و کارآمدتر شدن افراد این است که در حین انجام کار تجربه لازم را کسب کنند.

راهبردهایی برای واگذاری موثر کارها

نقطه شروع واگذاری مانند نقطه شروع همه مدیریت‌های موفق این است که قبل از هر اقدامی زمانی را به تامل درباره کار اختصاص دهید. با دقت به کاری که باید توسط شما یا دیگران انجام شود بیندیشید. یک روش خوب این است که اهداف کار مخصوصا کار پیچیده را بنویسید و سپس چک‌لیستی از همه اقداماتی تهیه کنید که باید برای اتمام به موقع کار با کیفیت مطلوب انجام دهید.

بسیاری از مشکلات مدیریت ناشی از عمل بدون فکر است. برعکس، موفقیت در مدیریت معمولاً نتیجه اختصاص زمانی به تامل قبل از هر اقدام است. حوزه‌‌های معدودی وجود دارند که تفکر پیشاپیش در آن‌ها مهم‌تر از حوزه واگذاری است.

همه چیز با برنامه‌ریزی آغاز می‌شود

شاید بزرگ‌ترین نتیجه‌ای که به عنوان مدیر از آن لذت خواهید برد، ناشی از برنامه‌ریزی باشد. همه برنامه‌ریزی‌ها با کاغذ و خودکار و تهیه فهرستی از کارهایی که باید انجام شود، زمان و روش انجامشان آغاز می‌شود. پس قبل از تصمیم‌گیری درباره واگذاری کار در ابتدا زمانی را به تفکر درباره آن اختصاص دهید و سؤالات مناسبی بپرسید.

آیا باید شخصا انجامش دهید؟

باید تصمیم بگیرید که هر کاری را شخصاً انجام دهید، آن را به شخص دیگری در شرکت واگذار کنید یا آن را به متخصصی خارج از شرکت برون‌سپاری کنید. اگر در ابتدا زمانی برای اندیشیدن به کار داشته باشید، فقط می‌توانید چنین تصمیماتی را اتخاذ کنید.

پیدا کردن شخص مناسب

با این حال، اگر مجبورید به جای اینکه خودتان کار را انجام دهید، آن را واگذار کنید، بهترین شخصی که می‌توانید کار را به او واگذار کنید، کیست؟

همیشه گران‌ترین فرد، بهترین فرد نیست. درحالی‌که باید برای انجام عالی یک کار باید پول بیشتری بپردازید اما پرداخت پول زیاد تضمین نمی‌کند که فرد انتخاب‌شده برای کار شما مناسب باشد. پس شخصی را پیدا کنید که از هر لحاظ (هزینه و کارایی) مناسب باشد. همچنین اطمینان داشته باشید افرادی که قرار است کار را انجام دهند، آموزش و ابزارهای لازم را در اختیار دارند.

شما باید بدانید علایق و عادات خرید مصرف‌کنندگان چگونه است و آیا شرایط کسب ‌وکار شما برای رفع نیاز مشتریان هدف مناسب است؟

ممانعت از واگذاری معکوس

مواظب واگذاری معکوس باشید. وقتی‌که کاری را به دیگری واگذار کردید، نباید مثل یک بومرنگ به‌سوی خودتان بازگردد. اگر فرد دائما به‌سوی شما بازمی‌گردد و در مورد مسائل ریزودرشت سوال می‌کند و وقت شما را می‌گیرد، به او راهکاری بدهید که مانع این کار شود.

مثلا بگویید که در مورد مشکلات فکر کرده و آن‌ها را به همراه راه‌حل‌های احتمالی لیست کند، تا در یک جلسه‌ی محدود به‌طور موثر به آن رسیدگی کنید.

آزادی عمل مناسب

حق متفاوت عمل کردن و اشتباه کردن را به آن‌ها بدهید. اگر کسی کاری را به روش شما انجام نمی‌دهد دلیل بر این نیست که کارایی خوبی ندارد. اشتباه بخش جدایی‌ناپذیر از روند یادگیری است و باید درصورتی‌که افراد مایل به یادگیری و درس گرفتن از اشتباهات خود باشند، آن‌ها را پذیرفت و تحمل کرد.

بیان شفاف توقعات

از ابتدا شرایط انجام موفقیت‌آمیز کار را مشخص کنید. کمی وقت بگذارید و توضیح دهید که می‌خواهید کار چگونه انجام شود و به چه نتیجه‌ای برسد. علاوه بر بیان انتظارات خود، توضیح دادن علت و ضرورت کار نیز می‌تواند مفید باشد.