سیستم سازی کسب و کار(بخش اول)

سیستم سازی در کسب وکار به چه معنایی است؟

وقتی که شما مجموعه ای از تجهیزات ،نیروی انسانی و فعالیت هایی که در شرکت خود انجام می دهید

تا به سود برسید،و کسب وکار شما موفق بشود را سیستم سازی در کسب و کار می نامیم.

چگونه کارایی خود را در محل کار را افزایش دهیم؟

اغلب ما زمانی که وارد محیط کار جدید می شویم انگیزه زیادی برای کار داریم و می خواهیم مهارت های خود را تقویت کنیم. اما در اغلب موارد مشاهده می کنیم جو محیط کار چندان جذاب و مطابق انتظار ما نیست. این موضوع در تمام نقاط دنیا وجود دارد و نتیجه تحقیقات نشان می دهد تنها ۱۳درصد کارمندان در محیط کاری سرزنده و درگیرکننده مشغول به کار هستند.

منظور از درگیری کارمندان در محیط کار عواملی مانند انرژی، شور و اشتیاق و تمرکزی است که روی کار گذاشته می شود. این عوامل درونی هستند، اما مواردی مانند فرهنگ سازمانی شرکت، نحوه رهبری و طراحی محیط کار روی آن تأثیر می گذارند.

 1- تعریف کارایی

کارایی با توجه به میزان منابع استفاده شده توسط من در فعالیت فعلی سنجیده می‌شود. افرایش کارایی (که گاهی در ادبیات مهندسی به آن راندمان هم گفته می‌شود) به معنای کاهش اتلاف منابع در انجام یک فعالیت است.

مثال:

• یکی از تبعات کم خوابی، کاهش کارایی است.
• با قطع کردن صدای موبایل، کارایی ما در مطالعه یک متن افزایش می‌یابد.
• با انجام سرویس و نگهداری به موقع، کارایی ماشین آلات افزایش می‌یابد.
• کارایی سارا در بازاریابی تلفنی، بیشتر از لیلا است. لیلا در هر ساعت با بیست مشتری و سارا با سی مشتری تماس می‌گیرد

 2- حواس تان به زمان باشد

پیگیری زمانی، یعنی توجه به مدت زمانی که صرف کاری می کنید، می تواند کارایی تان را بالا ببرد. بدین طریق خواهید دانست چه مقدار زمان هدر داده اید. آیا تا به حال بازه های زمانی کوتاهی را که به چک کردن نوتیفیکیشن های گوشی تان اختصاص داده اید حساب کرده اید؟

ساده ترین روش برای این کار این است که از یک تایمر استفاده کنید و مدت زمانی را که برای کار تعیین کرده اید، به هیچ فعالیت دیگری اختصاص ندهید

 3- هر نود دقیقه به خودتان استراحت دهید

اگر شما هم مانند اغلب مردم باشید، احتمالا صبح ها هنگام رفتن به محل کار با گوشی سرگرم می شوید و به چک کردن شبکه های اجتماعی و پاسخگویی به ایمیل ها یا پیامک ها می پردازید. در محل کار هم هر بار می خواهید استراحت کنید، به تلفن ها پاسخ می دهید اما این الگوی کاری یک الگوی بی وقفه است.

بدن ما برای چنین کار بی وقفه ای طراحی نشده است. پیشنهاد می کنیم روزهای کاری تان را به بازه های کاری 90 دقیقه ای و سپس چند دقیقه استراحت تقسیم کنید. این کار زمان بندی بیولوژیک بدن تان را منظم می کند و به شما اجازه می دهد تا به حداکثر کارایی دست پیدا کنید.

 4-دمای محل کارتان را دست کم نگیرید

بدون شک محیطی که درآن کار می کنیم تاثیر زیادی بر کارآیی ما دارد. در این میان، دما از دیگر عوامل محیطی مهم تر است.

طبق یک آزمایش، زمانیکه محققان دمای اتاق را از حالت بهینه(25 درجه ی سانتی گراد)  به دمای بیست درجه کاهش دادند، کارآیی کارمندان 44 درصد کاهش یافت. این آزمایش و سایر آزمایش ها نشان می دهد که اهمیت تنظیم دمای محل کار چه نقش مهمی در کارآیی دارد.

پس بهتر است در دفتر یا محل کارتان یک دماسنج نصب کنید و نسبت به سرد یا گرم شدن بیش از اندازه ی محیط کارتان بی تفاوت نباشید.

5-شب قبل برنامه فردا را بچینید

برنامه ریزی کارهای روز بعد به شما اجازه می دهد تا بازه های زمانی معقولی را به اهداف مهم تان اختصاص دهید. می توانید طوری برنامه ریزی کنید که این اهداف مهم در ساعات اولیه روز انجام شوند. زمانی که بتوانید از پس از این اهداف برآیید، خلق و خوی بهتری به دست می آورید. دستیابی به اهداف باعث افزایش کارایی انسان می شود.

 6-پاک سازی کنید

آشفتگی، آفت کارایی است و توانایی مغز را کاهش می دهد. محیط کاری تان را خلوت و تمیز نگه دارید. همیشه اشیا را به جایی که به آن تعلق دارند، بازگردانید. آشفتگی ذهنی نیز کارایی را کم می کند. سعی کنید برای کارهای تان برنامه داشته باشید تا هر فعالیت و هر فکری سر وقت خود انجام شود. گذشته را رها کنید و از تفکر بیش از اندازه دست بکشید.

 7-به موسیقی گوش دهید

سروصدا معمولا حواس آدم را پرت می کند اما سروصدای مناسب، به ویژه موسیقی این قدرت را دارد تا کارایی تان را افزایش دهد و به شما در افزایش تمرکز و توجه تان در هنگام انجام کارهای تکراری کمک کند. البته هر نوع موسیقی این خاصیت را نخواهد داشت بلکه باید موسیقی آرامی را مانند صدای طبیعت انتخاب کنید.

8-چُرت نیمروز را فراموش نکنید

چرت زدن در میان روز کار چندان راحتی نیست بویژه اگر عادت به چرت زدن نداشته باشیم. ولی تحقیقات نشان می دهد اگر برنامه ی دقیق و زمانبندی شده ای برای این کار داشته باشیم، بهره وری ذهنی مان تا حد زیادی افزایش می یابد.متخصصان معتقدند بهترین بازه ی زمانی برای چرت نیمروز، ساعت 1 الی 3 بعد از ظهر است. بهتر است چرت زدن ما بین پانزده الی بیست دقیقه باشد

یافته های جدید نشان میدهند ما انسانها موجوداتی دوفازی هستیم و بهتر است عاوه بر یک خواب شش الی هشت ساعته درشب، یک چرت نیمروز را نیز به برنامه مان اضافه کنیم.شاید ایده ی چرت روزانه به مذاق مدیر یا رئیس تان خوش نیاد ولی برای اینکار لازم نیست که حتما در حالت درازکش قرار بگیرید. میتوانید پشت میزتان و روی صندلی چرت بزنید !

 9-(سرگرمی) در محیط کار یادگیری کارکنان را بالا می‌برد

پژوهشی که در مجله‌ی Vocational Behavior چاپ شده نشان می‌دهد سرگرمی در محیط کار باعث می‌شود به طور معناداری یادگیری غیررسمی در کارمندان بالا برود. یادگیری غیررسمی یعنی کارکنان بدون این‌که سر کلاس بنشینند یا جزوه‌ای دریافت کنند آموزش ببینند. آموزش‌های غیررسمی یکی از راه‌های رایج و موثر برای بالا بردن کارایی در یک شرکت است.

مایکل توز استاد مدیریت گفته: «بیشتر یادگیری کارکنان سرکار جدا از میز کار یا کلاس‌های آموزشی اتفاق می‌افتد.»

کار گروهی و یادگیری بیشتر

همکاران در یک بازی یا برنامه سرگرم‌کننده دور هم جمع می‌شوند، هم را بهتر می‌شناسند، خارج از رقابت یا مسائل کاری، روابط بهتری برقرار می‌کنند و یاد می‌گیرند چطور به هم کمک کنند. این برنامه‌ها در محیط کار انسجام گروهی به وجود می‌آید.

سخن پایانی؛
همیشه در نظر داشته باشید که بدلیل آگاهانه بودن این ترفندها، استفاده ی مداوم از آنها از تاثیر گذاری آنها می کاهد همچنین فراموش نکنید که این ترفندها نمی تواند جایگزین سیستم های بهره وری و برنامه های بهینه سازی در کار شما شوند.

از این ترفندها بطور گهگاه و در وضعیت های کسالت بار موقت استفاده کنید

برای مشاهده « سیستم سازی کسب و کار(بخش دوم) » اینجا کلیک کنید