اهمیت و ضرورت توانمندسازی کارکنان در سازمان

در بسیاری از موارد لازم است تا مدیران و رهبران «قدرت» خود را به زیردستانشان تفویض کنند تا بتوانند اهداف یا وظایف سازمانی مختلفی را به انجام برسانند.در سالیان اخیر، رشد، پیشرفت، شکوفایی و ارتقاء توانمندی های کارکنان مورد توجه صاحب نظران و کارشناسان قرار گرفته است، زیرا:

1-مشتریان دامنه توقعات خود را در مورد کیفیت، قیمت و خدمات وسیع تر کرده‌اند.

2-برآوردن درخواست مشتریان باید با توجه به لزوم سودآور ماندن انجام شود.

3-فشار هایی که از ناحیه رقابت جهانی و همچنین از طرف تکنولوژی های جدید وارد می‌شود و نیز تغییر ذهنیت مشتریان.

4-نیروی کار معاصر نسبت به گذشته، بسیار فرق کرده است. نیروی جدید کار، ظرفیت و استعدادی فوق‌العاده برای رشد و توسعه دارد.

کانجروکانونگو متعقدند که تواناسازی چیزی جدا از تفویض اختیار است. به این معنی که تواناسازی در واقع یک فرایند ایجاد انگیزه است که باعث می‌شود کارکنان بتوانند بدون مشورت با مافوق در موقعیت ها و سازمان های مختلف عمل کنند.

توانمندسازی با ایجاد احساس اعتماد به نفس و با به وجود آوردن فضای آزاد عمل برای کارکنان این فرصت را به وجود خواهد آورد تا توانایی‌ها و مهارت هایشان را بهبود بخشیده و موجبات اثر بخشی خود را فراهم سازند.

همچنین توانمندسازی با پرورش کارکنان با انگیزه و توانا به مدیران امکان خواهد داد تا در برابر پویایی محیط رقابتی از خود عکس العمل مناسب دهند.

نظریه های توانمندسازی

دیدگاه های موجود در مورد توانمندسازی منابع انسانی، عبارتند از:

1-دیدگاه مکانیکی:

این دیدگاه توانمندسازی را به معنای تفویض قدرت و اختیار به کارکنان برای انجام فعالیت ها و وظایف می‌داند.

2-دیدگاه ارگانیک:

این دیدگاه، فرایند توانمندسازی را پیچیده و چند بعدی می‌داند. صاحب نظران و تئوریست های شخصی کارکنان به نقش خویش در شغل و سازمان تعریف کرده‌اند. در این دیدگاه، شرایط و ویژگی های سازمان و اقدام های مدیریتی، به معنای توانمندسازی نیست، بلکه آن ها زمینه‌ساز و وسایل توانمندسازی منابع انسانی‌ اند.

فرضیه اساسی این دیدگاه این است که توانمندسازی افراد نیروی انسانی، ریشه در نیاز های انگیزشی افراد دارد که در برگیرنده ادراک ها و برداشت و تصور کارکنان نسبت به نقش خود در سازمان است. برای مثال توماس و ولتهوس، توانمندسازی را فرایند افزایش انگیزش درونی نیروهای انسانی نسبت به شرح وظایف محول شده می‌دانند که در مجموعه‌ای از چهار حوزه شناختی، یعنی:

مؤثر بودن و داشتن کنترل بر نتایج فعالیت ها، شایستگی یعنی باور داشتن به توانایی به توانایی های شخصی برای ادای وظایف به گونه موفقیت آمیز، معنی داری یعنی ارزش قائل شدن برای هدف های کاری بر اساس ایده آل ها و استاندارد های فردی و در نهایت حوزه حق انتخاب یعنی داشتن آزادی عمل در امور محول شده، متجلی می‌شوند.

همه جزئيات مربوط به كارتان را ياد بگيريد

اگر در شغلتان مهارت بالائي به دست آوريد ، هيچ چيز مانع درآمد بيشتر و پيشرفت سريعتر شما نخواهد شد.

– دان كندي

فرآیند توانمندسازی

امروزه هیچ سازمانی بدون داشتن کارکنان توانمند، قادر به ادامه حیات نیست. توانمندسازی نه وظیفه است و نه پایان یک کار، بلکه یک فرایند شدن است و باید به عنوان بخشی از فرهنگ سازمانی به شمار آید.

فرآیند توانمندسازی، در سه مرحله مطرح است:

1-ارائه اطلاعات:

یعنی اطلاعات لازم به آسانی در اختیار کارکنان قرار گیرد تا باعث اعتماد به نفس و آگاهی آنان از وضعیت فعلی سازمان شده، موجب تحکیم فرهنگ اعتماد و همدلی می‌شود.

2-استقلال کاری یا خود مختاری:

باید در چارچوب مشخص باشد، تا از اتلاف انرژی بیهوده جلوگیری کند.

3-جایگزینی ساختار سلسله مراتب سازمانی با گروه های خود گردان:

گروه های خودگردان شامل کارکنانی است که مسئولیت کامل اجرای یک کار یا تولید محصولی را از ابتدا تا انتها برعهده داشته و مسئولیت میان آنان تقسیم می‌شود. این گروه ها از راه گذراندن دوره های آموزشی قادرند مهارت های لازم را کسب کرده، هنگام کار، وابستگی کمتری به مدیران و سرپرستان احساس کنند. گروه های خودگردان در کار یکدیگر مداخله نمی‌کنند، مگر آنکه گامی در جهت توانمند شدن باشد.

عملکرد گروه های خودگردان به صورت مشارکتی و به قدری چشمگیر است که نمی‌توان تشخیص داد رهبر گروه کیست. این گروه ها قادرند کارهایی را انجام دهند که بیشتر فقط از عهده مدیران بر می‌آمد.

به منظور توانمندسازی کارکنان باید سه عامل در سازمان تغییر کند تا زمینه بروز توانایی ها فراهم آید:

1-نگرش ها

2-روابط

3-ساختار سازمانی

محیط کار توانمند محیطی است که در آن کارکنان نیروی محرکه اصلی هستند و در محیطی که از گروه های انسانی تشکیل گردیده با یکدیگر مشارکت دارند و می‌توانند در شرایط دشوار به هم متکی باشند.

نتایج پژوهش باون و لاولر نشان داده که توانمندی هنگامی به وجود می‌آید که قدرت، اطلاعات، دانش و پاداش ها در سازمان توزیع شود و اگر یکی از این چهار عنصر صفر باشد، توانمندی نیز صفر خواهد بود:

1-قدرت: بیشتر شرکت ها به کارکنان خود اختیار می‌داده‌اند تا آن ها بتوانند از طریق تیم های خودگردان و دوایر کیفیت، در تعیین مسر فعالیت های سازمان و رویه ها و روش های انجام امور قدرت هایی اعمال نمایند و تصمیمات لازم را بگیرند.

2-اطلاعات: یعنی اطلاعات لازم به آسانی در اختیار کارکنان قرار گیرد. این امر موجب اعتماد به نفس و آگاهی آنان از وضعیت فعلی سازمان شده و نقش هر کدام از کارکنان در فرآیند اجرای برنامه ها روشن و آشکار گردد. در شرکت هایی همچون سیمکو بزرگترین شرکت تولید کننده غذاها و وسایل دریایی، تمام کارکنان از اطلاعات با خبرند.

3-دانش و مهارت: شرکت ها با اجرای برنامه هایی دانش و مهارت را به کارکنان می‌آموزند تا آن ها در تأمین هدف های شرکت نقشی فعال برعهده گیرند.

4-پاداش: پرداخت حقوق، سهیم کردن کارکنان در سود و دادن سهام جایزه به کارکنان نمونه پاداش های سازمان ها برای کارکنان است در بعضی از شرکت ها از هر سه شکل پرداخت استفاده می‌شود.

استراتژی های توانمندسازی

وظیفه رهبران سازمان فراهم ساختن تسهیلاتی جهت پیاده سازی استراتژی توانمندسازی است. این استراتژی ها به طور مستقیم یا غیر مستقیم موجب تغییر نگرش و رفتار کارکنان می‌شوند و زمینه را برای تربیت نیروی متخصص و توانمند مهیا می‌سازند. با توجه به هدف و فلسفه وجودی سازمان ها، ویژگی های سازمان و کارکنان و نقش های آنان می‌توان به پیاده سازی انواع استراتژی پرداخت.

چادی‌ها و همکاران (2004) به سه استراتژی مهم در توانمندسازی کارکنان اشاره می‌کند:

1- استراتژی افزایش آگاهی جمعی از طریق داستان‌گویی

هرگاه کارکنان مسئولیت حل مشکلات خود را بر عهده گیرند، مستعد تلاش در جهت بهبود زندگی فردی و سازمانی خود هستند. رویکرد داستان‌گویی به عنوان عامل ضروری توانمندسازی موجب تقویت تلاش های مبتنی بر همکاری می‌شود.

راپاپورت (1995) بحث می‌کند که “وقتی افراد قصه همکاری خود را کشف و یا خلق می‌کنند و یا انعکاس می‌دهند در حقیقت داستان زندگی خوشان را در سازمان به شیوه های مثبت بیان می‌کنند “. پذیرش شرح کارکنان از مشکلات و شناسایی توانایی هایشان از عناصر مهم رویکرد توانمندسازی در عمل است.

کارکنان از طریق مشارکت در گروه های کوچک به شرح داستان فردی خود در رابطه با وظایفشان و یا تجربیاتشان که در هر ماه برای آنها اتفاق افتاده است می‌پردازند و از این طریق درباره مسائل و مشکلات خودشان به تفکر و گفتگو می‌پردازند.

2- استراتژی آموزش مهارت های حل مسئله

کارکنان لازم است که ظرفیت مهارت های حل مسئله را در خود افزایش دهند. مهارت های حل مسئله می‌تواند به توانمندسازی کارکنان در سطح فردی، بین فردی و گروهی به عنوان یک گام ضروری در ایجاد تغییر موقعیت نامطلوب منجر شود.

در این استراتژی باید به کارکنان اجازه داد که مشکلات خود را بر اساس محتوای داستان هایی که در یک محیط همکارانِ شکل می‌گیرد، شناسایی و حل کنند. در این صورت گروه ابتدا اهداف حل مسئله را خلاصه بندی می‌کند. این اهداف شامل: شناسایی مشکل، انتخاب یک از مشکلات مهم، انتخاب هدف برای حل مسئله و یا مشکل بزرگ‌تر، تفکر خلاق در جهت حل مسئله و تحقق اهداف و شناسایی منابع به منظور کمک به تحقق هدف است.

3-استراتژی آموزش های مهارت های پشتیبانی و تجهیز منابع

از طریق حمایت های صورت گرفته و تجهیز منابع، کارکنان، از ایجاد ساختار اجتماعی بزرگ در قالب گروه های توانمند شده مطمئن هستند. آمیدی انواع حمایت ها را در سه مورد خلاصه کرده است:

سازمان می‌تواند از طریق نوشتن، صحبت کردن و یا سخنرانی یک قانون‌گذار و یا فرد سیاسی حمایت جمعی را در سازمان اشاعه دهد. در صورتی که کارکنان بدانند که منابع برای پیشرفت فردی آن ها در سازمان مهیاست و حمایت های لازم در این مسیر نیز وجود دارد، توانمندسازی با سرعت و شتاب بالایی انجام می‌پذیرد.

اقدامات عملی برای توانمندسازی کارکنان

1- نشان دادن تعهد رهبر از طریق:

2- مورد توجه قرار دادن منافع کارکنان از طریق:

3- آموزش کارکنان جهت افزایش دانش، مهارت و توانایی های آنان از طریق:

4-به کارگیری تیم های کیفی از طریق:

5-مشارکت کارکنان در برنامه‌ریزی و تسهیم اطلاعات عملکردی از طریق:

6-تفویض اختیار از طریق:

بنابراین در توانمندسازی هدف اصلی منابع انسانی هستند و برای اینکه افراد سازمانی در انجام این فرایند همکاری داشته باشند، لازم است در ابتدا با مفاهیم آن آشنا شوند و سپس با شرکت در پیاده سازی استراتژی ها به بهره وری سازمان کمک کنند. آشنایی با اهداف توانمندسازی بهترین شیوه مفهوم سازی آن در میان کارکنان است که موجب ایجاد انگیزه جهت اجرا و انجام آن می‌شود.

این مقاله بخشی از «کتاب مدیریت منابع انسانی اثر محمود قربانی» است.