5 مهارت مذاکره که باید بدانید!

بعضی ها عاشق مذاکره کردن هستند و از کاری که می کنند خوششان می آید. اما برای جمع دیگری که به توانمندی های خود اطمینان چندانی ندارند مذاکره ممکن است وحشتناک باشد. در اینجا شما را با مهارت هایی آشنا می کنیم تا به جعبه ی ابزار و توانمندی های خود بیفزایید. در تمام این مهارت ها ارتباط واضح و مشخص برای انتقال دادن خواسته های شما به طرف مقابل و متقابلا درک خواسته های آنها ضرورت دارد. در این مقاله به 5 مهارت مذاکره اشاره می کنیم.

در ضمن، متوجه می شوید که در کجا برداشت شما از واقعیت ها از برداشت طرف مقابل متفاوت است و چگونه می توانید میان این دو برداشت متقاوت پل بزنید. از همه ی این ها که بگذریم، هر پنج ستون برقراری ارتباط موثر _ صحبت موجز، گوش دادن پویا، پرسش های سازنده، زبان بدن مثبت و فراصحبت- به اتفاق به ایجاد گفت و گویی مناسب کمک می کنند. فضای مثبت وسیله ای است تا هم شما و هم طرف مقابل به خواسته های خود برسید.

1 »» ارتباط

اولین مورد در مهارت مذاکره ارتباط است. ارتباط موتور مذاکره ی تجاری است. همانطور که نقطه ی مرکزی همه ی تبادل های دیگر هم به حساب می آید. اما در مذاکرات ارتباط محدود به صحبت کردن و گوش دادن نیست، بلکه مفاهیم پنهان در پس کلمات و ارتباط های غیرکلامی هم از اهمیت فراوانی برخوردارند.

برای برقراری ارتباط موثر ، باید خوب تدارک ببینید و خودتان را آماده کنید، به نیازها و خواسته های طرف مقابل توجه کنید و فضای مذاکره را مثبت نگه دارید. با دقت به حرف های طرف مقابل گوش بدهید. دقت کنید که حرف های شما دقیق و روشن باشد. به زبان ساده صحبت کنید. هر چه ساده تر و صریح تر صحبت کنید به سود شماست. دقت کنید که از حرف های یکدیگر سر دربیاورید.

در صورت لزوم، از طرف مقابل سوال کنید: “آیا منظورتان این است که …؟ ” یا “آیا به اندازه کافی توضیح داده ام؟” در تمام مدت مذاکره به پیامی که طرف مقابل مخابره می کند توجه کنید تا به اندیشه و احساس او بهتر پی ببرید.

شرکت بزرگ بیمه

تصور کنید شرکت شما تامین کننده ی خدمات کامپیوتری برای یک شرکت بزرگ بیمه است و شما با مدیر فنی شرکت صحبت می کنید. شما خود را به خوبی آماده کرده اید و علم و اطلاعات فراوانی درباره ی شرکت خود دارید. وقتی مدیر شرکت توضیح می دهد، خوب و با دقت به صحبت های او گوش می دهید. گه گاه از او سوال هایی می پرسید تا اطلاعات مورد نیازتان را به دست آورید. بعد درباره خدماتی که ارائه می دهید حرف می زنید. وقتی احساس می کنید که مدیر شرکت طرف مقابل نشانه هایی از اضطراب بروز می دهد از او می خواهید علت نگرانی اش را با شما در میان بگذارد.

حالا تصور کنید به همان جلسه وارد می شوید و هیچ اطلاعی درباره شرکت ندارید. این موضوع ممکن است مدیر را ناراحت کند و به گونه ای، نیازهای خودش را به درستی توضیح ندهد. مدیر صحبت های شما را نمی فهمد، از این رو بی آن که دلیلش را بدانید از شما فاصله می گیرد و به اصطلاح عقب می کشد. در نتیجه در مذاکره به جایی نمی رسید.

مهارت های مهمی که مذاکره کننده ی خوب باید آنها را دارا باشد عبارتند از: صحبت کردن به شکلی که مردم متوجه شوند و شما را درک کنند، گوش دادن طوری که اطلاعاتی را که می خواهید در اختیار شما قرار دهند، پرسیدن سوال های خوب و به جا، توجه به نشانه ها و علائم غیر کلامی و توجه کردن به فراصحبتها.

2 »» گوش بدهید تا دیگران حرف بزنند

گوش دادن مهارتی است که همه ی مذاکره کنندگان باید به آن توجه داشته باشند. با کمی تمرین می توانید کاری کنید که گوش دادن بخشی از فرایند مذاکره شود.

اغلب اوقات واژه های شنیدن و گوش دادن به جای هم به کار برده می شوند. اما این دو هرگز معنای واحدی ندارند. همان طور که کارول گراو، متخصص برقراری ارتباطات، می گوید:

گوش دادن پویا موضوعی مربوط به طرف مقابل است.

اگر شما به طور موثر گوش می دهید، به خود و نگرانی های خود توجه ندارید. این یکی از مهارت های ضروری مورد نیاز شماست. گوش دادن پویا فضای مذاکره ای مناسبی را شکل می دهد.

در نکته دوم مهارت مذاکره گوش دادن پویا نکات متعددی را به کسی که حرف می زند انتقال می دهید. تحت تاثیر این رفتار شما روابطتتان گرم می شود و تا حد ممکن احساس اعتماد و اطمینان در دو طرف افزایش می یابد:

متاسفانه در بسیاری از مواقع، ناشکیبایی خود را نشان می دهیم. وقتی به کاغذهای روی میزتان نگاه می کنید، وقتی از برقراری تماس چشمی خودداری می ورزید، وقتی صحبت سخنران را قطع می کنید یا هر چند لحظه یک بار به ساعت خود نگاه می کنید، نمی توانید حرف های آن ها را آن طور که هست بشنوید.

3 »» طوری حرف بزنید که دیگران گوش بدهند

سومین مهارت مذاکره خوب صحبت کردن است. کلمات پایه و اساس همه ی مذاکرات هستند. نوع صحبت کردن شما می تواند گفت و گویی را به نتیجه برساند یا آن را به سمت شکست سوق دهد. برای این که بتوانید پیام خود را به بهترین شکل مخابره کنید باید بتوانید شنوندگان خوبی داشته باشید و از سوی دیگر، پیامتان را شفاف مخابره کنید. باید برای برگزاری مذاکره ی خوب مطالب مهم مورد نظرتان را یادداشت کنید. در ضمن، لازم است نکات مهم صحبت های طرف مقابل را یادداشت کنید. در ضمن، لازم است نکات مهم صحبت های طرف مقابل را یادداشت کنید تا بتوانید جوابشان را بدهید.

قبل از اینکه صحبت کنید، توجه و نظر شنوندگان را به خود جلب کنید. اگر صدای پس زمینه ای وجود دارد صحبت نکنید. بگذارید تا دیگران سکوت کنند و بعدا به صحبت بپردازید.

آن قدر بلند صحبت کنید که همه صدای شما را بشنوند. با طرف مقابل خود تماس چشمی برقرار کنید تا بدانند که شما مستقیما با آن ها صحبت می کنید. توجه داشته باشید، اگر صحبت از حدی بیشتر شود، طرف مقابل را نارحت می کند. به نکته ی اصلی مورد بحث بچسبید و حرف های حاشیه ای نزنید. مهم تر از همه، بدانید چه زمانی به اندازه ی کافی حرف زده اید. اگر زیاد حرف زده اید، دیگر حرف نزنید.

4 »» سوال های مناسب مطرح کنید

سوال ها در مذاکرات نقشی اساسی ایفا می کنند. سوال هایی که مطرح می کنید نقش مهمی در مذاکرات شما بر جای می گذارد و ممکن است نظر موافق طرف مقابل را جلب کند. اغلب با طرح کردن سوال های بجا می توانید طرف مقابل را به سمت نتایجی که دوست دارید سوق دهید.

وقتی می خواهید درباره ی سوال کردن یا نکردن تصمیم بگیرید، به این فکر کنید که می خواهید به چه جوابی برسید. به این فکر کنید که سوال شما چه تاثیری بر فضای مذاکره می گذارد. هر سوال بالقوه را با توجه به هدف ها، نیاز ها و فضای مذاکره بررسی کنید:

هدف ها: با طرح این سوال می خواهم چه اطلاعاتی بدست آورم؟

نیازها: آیا این سوال را به شکلی غیر تهدید آمیز بیان می کنم؟

فضا: اگر سوال من اضطراب تولید کند، چه می توانم بکنم که این شرایط را تغییر دهم؟

همیشه مطمئن شوید که هدف سوال شما روشن و شفاف است. اگر احساس کردید طرف مقابل به دلیل سوالی که از او می کنید مضطرب و مشوش می شود، بلافاصله اقدامی برای از بین بردن این اضطراب صورت دهید. می توانید سوال خود را پس بگیرید یا آن را به شکلی مطرح کنید که کم تر تهدید آمیز باشد.

در مذاکرات رسمی بهتر است سوال های خود را از قبل تهیه کنید. این گونه سوال مهمی مطرح نشده باقی نمی ماند. در ضمن، فرصتی پیدا می کنید که به صحبت طرف مقابل هم به خوبی گوش بدهید.

5 »» توجه به نشانه های غیرکلامی

و آخرین نکته در مهارت مذاکره مهارت های کلامی متعارف در زمینه های خواندن، نوشتن، صحبت کردن است و گوش دادن تنها بخشی از شیوه های برقراری ارتباط در مذاکره هستند. بسیار مهم تر از این ها، رفتار غیرکلامی است که به ما کمک می کند تا بدانیم چه زمانی مذاکره به هدف نزدیک می شود، آیا طرف دیگر حرف ما را قبول کرده، چه زمانی اختلاف بالا گرفته است و چه زمانی باید به مذاکره پایان بدهیم.

نکته ی مهم دیگر کنترل پیام های غیرکلامی ای است که مخابره می کنیم. به این ترتیب، می توانیم هر وقت که لازم باشد پیام های غیرکلامی مثبت بدهیم.

می توانید برای تقویت درک پیام های غیرکلامی، هنگام مذاکرات و در میهمانی ها به حرکات اشخاص توجه کنید. به خاطر داشته باشید که حالت گرفتن، چیزی بیش از حرکت اندام های بدن است. تنش می تواند به انواع و اقسام مختلف بروز کند. مثلا سخت شدن عضلات صورت نوعی ارتباط غیر کلامی است. حتی صورت بی حالت و بی تفاوت هم به ما می گوید که طرف مقابل نمی خواهد احساسات خود را بروز دهد.

اگر به نشانه ها و علائم غیر کلامی برخورد کردید و معنی آن را نفهمیدید سعی کنید با طرف مقابل همدلی نشان دهید. می توانید از او بپرسید: “آیا از پیشنهاد ما راضی هستید؟” اینگونه می توانید با توجه به جواب وی به احساسات نهفته در پس چهره اش پی ببرید.